QR-Rechnung erstellen: Anleitung, Zahlteil und Einzahlungsschein

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung hat die orangen und roten Einzahlungsscheine abgelöst; diese können seit dem 1. Oktober 2022 nicht mehr bezahlt werden. Unten an der Rechnung steht ein Zahlteil mit Empfangsschein (zusammen 210 × 105 mm – etwa das untere Drittel einer A4-Seite). Der QR-Code mit dem Schweizer Kreuz enthält alle Zahlungsangaben: Ihr Konto, den Betrag, die Referenz und die Adressen. Ihr Kunde scannt ihn mit der Banking-App – und muss nichts mehr abtippen.

Gibt es den Einzahlungsschein noch?

Nicht mehr in der alten Form. Der rote Einzahlungsschein (ES) und der orange Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) wurden per 30.09.2022 abgeschafft; seither ersetzt der QR-Zahlteil beide. Im Alltag sagen viele trotzdem weiterhin «Einzahlungsschein» – gemeint ist heute der QR-Zahlteil mit Empfangsschein unten an der QR-Rechnung oder ein separates Blatt mit diesem Zahlteil.

Viele Banken geben ihren Geschäftskunden einen solchen QR-Einzahlungsschein für das eigene Konto ab, etwa im E-Banking oder auf Anfrage. Darauf stehen Ihre IBAN bzw. QR-IBAN, Ihr Name und Ihre Adresse. Abtippen müssen Sie diese Angaben nicht: Ein Programm kann den QR-Code einlesen und daraus die Kontodaten für alle künftigen Rechnungen übernehmen.

Achten Sie dabei auf die Adresse: Seit November 2025 sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen zulässig. Ältere Vorlagen, bei denen die Adresse in zwei freien Zeilen steht, sollten Sie nicht mehr verwenden.

Was gehört auf den Zahlteil?

Angabe	Pflicht?	Hinweis
Konto (IBAN oder QR-IBAN) und Name/Adresse des Empfängers	ja	Ihr Geschäftskonto, Adresse mit Strasse, PLZ und Ort
Währung	ja	CHF oder EUR
Betrag	nein	leer lassen ist erlaubt (Kunde trägt ihn ein) – auf Rechnungen sinnvollerweise immer ausfüllen
Referenz	je nach Konto	mit QR-IBAN zwingend die QR-Referenz, mit normaler IBAN freiwillig
Zahlbar durch (Name/Adresse des Kunden)	nein	wenn leer, erscheint ein Feld zum Ausfüllen
Zusätzliche Informationen	nein	z. B. «Rechnung R-2026-014»

Seit dem 22. November 2025 sind im QR-Code nur noch strukturierte Adressen erlaubt: Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort stehen in getrennten Feldern.

QR-IBAN oder normale IBAN?

Normale IBAN: Ihr gewohntes Konto. Eine Referenz ist freiwillig (z. B. die internationale Creditor Reference «RF…»). Für die meisten kleinen Betriebe genügt das.
QR-IBAN: eine spezielle Kontonummer Ihrer Bank (an der 5. bis 9. Stelle eine Zahl von 30000 bis 31999), immer mit einer 27-stelligen QR-Referenz. Ihre Bank meldet Ihnen die Zahlungen dann mit Referenz – praktisch, wenn Sie viele Rechnungen automatisch abgleichen.

Welche Variante Sie haben, sehen Sie auf dem Einzahlungsschein, den Ihnen die Bank gegeben hat.

Wie erstelle ich eine QR-Rechnung Schritt für Schritt?

Konto bereithalten: IBAN bzw. QR-IBAN und die genaue Firmenadresse wie bei der Bank hinterlegt.
Rechnung schreiben: Positionen, MWST (falls pflichtig), Total, Zahlungsfrist und Rechnungsnummer.
Zahlteil erzeugen: mit einem Programm, das den QR-Code nach Schweizer Standard erstellt – von Hand ist das nicht machbar.
Prüfen: Betrag und Referenz im QR-Code müssen zur Rechnung passen. Am besten einmal mit der eigenen Banking-App scannen (nicht bezahlen).
Versenden: als PDF per E-Mail oder auf Papier. Auf Papier braucht es eine Trennlinie mit Scheren-Symbol, wenn das Papier nicht perforiert ist.

Worauf muss ich beim Drucken achten?

Mit 100 % Grösse drucken – nicht «an Seite anpassen». Der QR-Code muss 46 × 46 mm gross sein.
Den QR-Code nicht falten, nicht beschriften, keinen Stempel darauf.
Ein guter Laser- oder Tintenstrahldrucker genügt; Spezialpapier braucht es nicht.

QR-Rechnungen mit Offactura

Offactura liest einmalig den QR-Code Ihres Einzahlungsscheins ein – danach erhält jede Rechnung automatisch den passenden Zahlteil mit Betrag, Rechnungsnummer und strukturierter Adresse. Auch Mahnungen haben einen QR-Zahlteil. Einmal kaufen, kein Abo.

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Häufige Fragen zur QR-Rechnung

Brauche ich für die QR-Rechnung eine QR-IBAN?

Nein. Mit Ihrer normalen IBAN können Sie QR-Rechnungen ohne oder mit internationaler Referenz (RF) erstellen. Eine QR-IBAN brauchen Sie nur, wenn Sie die 27-stellige QR-Referenz verwenden möchten, z. B. für einen automatischen Zahlungsabgleich.

Darf ich den Betrag auf der QR-Rechnung leer lassen?

Ja, das ist erlaubt – dann trägt der Kunde den Betrag beim Bezahlen selbst ein. Auf einer Rechnung ist ein fester Betrag aber üblich und verhindert Fehler.

Kann ich die QR-Rechnung als PDF per E-Mail senden?

Ja. Der Kunde scannt den QR-Code direkt am Bildschirm oder öffnet die PDF in der Banking-App. Eine Perforation braucht es bei der PDF nicht.

Gelten die alten Einzahlungsscheine noch?

Nein. Die orangen und roten Einzahlungsscheine können seit dem 1. Oktober 2022 nicht mehr verwendet werden.

Kann Offactura meinen Einzahlungsschein der Bank einlesen?

Ja. Sie fotografieren oder scannen den QR-Code Ihres Einzahlungsscheins oder machen ein Bildschirmfoto davon. Offactura übernimmt Konto, Name und Adresse – danach erhält jede Rechnung automatisch den passenden QR-Zahlteil.

Stand Oktober 2026. Allgemeine Informationen ohne Gewähr; massgebend sind die Vorgaben von SIX und Ihrer Bank.