Zahlungserinnerung schreiben: Mustertexte und Mahnung Vorlage

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung ist der erste, freundliche Hinweis, dass eine Rechnung noch offen ist. Sie geht davon aus, dass der Kunde die Rechnung schlicht vergessen hat – und das ist in den meisten Fällen auch so. Darum enthält sie keine Gebühren und keine Drohungen, sondern nur die Bitte, den Betrag bis zu einem neuen Datum zu bezahlen.

Die Mahnung ist die nächste Stufe. Sie ist sachlicher, nennt eine klare Frist und kann – sofern vereinbart – eine Mahngebühr enthalten. Rechtlich sind beide Schreiben gleichwertig: Auch eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung gilt als Mahnung im Sinne des Gesetzes, wenn sie den Kunden klar zur Zahlung auffordert. Der Unterschied liegt also vor allem im Ton. Wie die Stufen bis zur Betreibung zusammenhängen, lesen Sie im Ratgeber Mahnung schreiben.

Was gehört in eine Zahlungserinnerung?

Je vollständiger die Angaben, desto schneller kann der Kunde bezahlen. Diese Checkliste gilt für die Zahlungserinnerung ebenso wie für jede Mahnung:

• Bezeichnung des Schreibens: «Zahlungserinnerung», «1. Mahnung» oder «2. und letzte Mahnung»
• Datum des Schreibens
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum – damit der Kunde die Rechnung sofort findet
• Offener Betrag in CHF, bei Teilzahlungen den Restbetrag
• Ursprüngliches Fälligkeitsdatum der Rechnung
• Neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum, z. B. «bis 17.11.2026» statt «innert 10 Tagen»
• Zahlungsangaben, am besten ein neuer QR-Zahlteil mit dem offenen Betrag
• Ab der Mahnung: allfällige Mahngebühr und Verzugszins – nur, wenn Sie das verlangen dürfen (siehe unten)
• Ein Satz für den Fall, dass sich Zahlung und Schreiben gekreuzt haben
• Ihre Kontaktangaben für Rückfragen

Legen Sie die ursprüngliche Rechnung als PDF bei oder hängen Sie einen neuen Zahlteil an. Was eine gültige QR-Rechnung enthalten muss, ist in einem eigenen Ratgeber erklärt.

Wann sende ich eine Zahlungserinnerung?

Ein gesetzliches Datum gibt es nicht. Bewährt hat sich, die Zahlungserinnerung etwa 5 bis 10 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist zu senden – so haben Banküberweisungen Zeit, anzukommen, und der Kunde fühlt sich nicht bedrängt. Jede weitere Stufe folgt nach Ablauf der gesetzten Frist. Ein Beispiel für eine Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsfrist:

Wichtig ist weniger das genaue Datum als die Regelmässigkeit: Wer jede Woche einmal die offenen Posten prüft, verliert keine Rechnung aus den Augen. Und wer gleich beim Rechnung schreiben ein konkretes Fälligkeitsdatum angibt, erspart sich später viele Diskussionen.

Wie formuliere ich eine Zahlungserinnerung freundlich?

Die meisten Kunden zahlen nicht absichtlich zu spät. Die Rechnung liegt unter einem Stapel, ist im Spam-Ordner gelandet oder der Kunde war in den Ferien. Ein vorwurfsvoller Ton schadet deshalb mehr, als er nützt – schliesslich möchten Sie für diesen Kunden wieder arbeiten. Diese Grundsätze helfen:

• Sachlich bleiben: Fakten nennen (Nummer, Betrag, Datum), keine Vermutungen über Gründe.
• Eine Brücke bauen: «Vielleicht ist unsere Rechnung untergegangen» lässt dem Kunden das Gesicht wahren.
• Konkret bitten: ein klares Datum und den Betrag nennen – keine Formulierungen wie «baldmöglichst».
• Hilfe anbieten: Bei Fragen zur Rechnung oder finanziellen Engpässen ist eine Ratenzahlung oft besser als ein Streit.
• Mit jeder Stufe bestimmter werden, aber nie beleidigend: Die letzte Mahnung darf deutlich sein, bleibt aber höflich.

Meldet sich der Kunde und bittet um mehr Zeit oder eine Ratenzahlung, halten Sie die Abmachung schriftlich fest: Beträge, Daten und was gilt, wenn eine Rate ausbleibt. Bestreitet er die Rechnung, weil er mit der Arbeit nicht zufrieden ist, klären Sie zuerst die Beanstandung, bevor Sie weiter mahnen – eine Mahnung löst keinen Streit über Mängel. Und zahlt der Kunde nur einen Teil, nennen Sie in der nächsten Erinnerung den Restbetrag und das Datum der Teilzahlung, damit er nachvollziehen kann, was noch offen ist.

Mahnung Text: Welche Mustertexte kann ich verwenden?

Die folgenden drei Texte können Sie kopieren und anpassen. Ersetzen Sie alles in [eckigen Klammern] durch Ihre Angaben. Eine fertig gestaltete Mahnungsvorlage für Word finden Sie bei unseren Gratis-Vorlagen.

Mahngebühr und Verzugszins sind freiwillige Zeilen: Lassen Sie sie weg, wenn keine Gebühr vereinbart ist oder Sie bei einem kleinen Betrag darauf verzichten. Die letzte Mahnung schicken Sie für den Nachweis am besten zusätzlich eingeschrieben.

Was sagt das Gesetz zu Verzug, Verzugszins und Mahngebühr?

• Verzug (Art. 102 OR): Steht auf der Rechnung ein festes Datum («zahlbar bis 31.10.2026»), ist der Kunde nach Ablauf dieses Tages automatisch in Verzug (Abs. 2). Ohne festes Datum gerät er erst durch die Mahnung in Verzug (Abs. 1) – dafür genügt auch eine Zahlungserinnerung.
• Verzugszins (Art. 104 OR): Ab Verzug schuldet der Kunde 5 % Zins pro Jahr, wenn nichts anderes vereinbart ist. Beispiel: CHF 2'000.00 während 60 Tagen ergibt rund CHF 16.45.
• Mahngebühr: Das Gesetz kennt keine Mahngebühr. Verlangen dürfen Sie sie in der Regel nur, wenn sie vorher vereinbart wurde – etwa in der Offerte, im Vertrag oder in Ihren Geschäftsbedingungen. Sie sollte angemessen bleiben.
• Form: Eine Mahnung ist an keine Form gebunden; E-Mail, Brief oder Rechnungskopie mit Vermerk sind möglich.
• Verjährung: Eine Mahnung unterbricht die Verjährung nicht – eine Betreibung hingegen schon (Art. 135 Ziff. 2 OR).

Häufige Fragen zur Zahlungserinnerung

Stand Oktober 2026. Allgemeine Informationen ohne Gewähr – keine Rechtsberatung. Im Einzelfall eine Fachperson beiziehen.