Offerte schreiben: So erstellen Sie eine klare und verbindliche Offerte

Was muss auf eine Offerte?

Das Gesetz schreibt für eine Offerte keine bestimmte Form vor – sie kann sogar mündlich gültig sein. Damit der Kunde aber genau weiss, was er bekommt, und Sie später sauber abrechnen können, sollte jede schriftliche Offerte diese Angaben enthalten:

• Ihre Firmenangaben: Name, Adresse, E-Mail, bei MWST-Pflicht die MWST-Nummer.
• Kunde: vollständiger Name und Adresse, bei Firmen die Kontaktperson.
• Offertnummer und Datum – damit Sie und der Kunde sich eindeutig auf diese Offerte beziehen können.
• Objekt und Titel: zum Beispiel «Badsanierung, Bahnhofstrasse 12, 5000 Aarau».
• Positionen: jede Leistung mit Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Betrag.
• Total mit Zwischentotal, allfälligem Rabatt und MWST (Satz und Betrag), falls Sie MWST-pflichtig sind.
• Gültigkeitsfrist: «Diese Offerte gilt bis 30.11.2026.»
• Was nicht enthalten ist: zum Beispiel Gerüst, Bewilligungen, Arbeiten anderer Handwerker.
• Ausführungszeitraum und Zahlungsbedingungen, etwa «zahlbar innert 30 Tagen nach Rechnungsstellung».
• Grundlage der Preise: Pauschale, Einheitspreise nach Ausmass oder Regie nach Aufwand.

Je genauer die Beschreibung, desto weniger Diskussionen gibt es später. «Malerarbeiten Wohnung» ist zu ungenau; «Wände und Decken Wohnzimmer zweimal streichen, Dispersion weiss, inkl. Abdecken» lässt keine Fragen offen.

Wie verbindlich ist eine Offerte?

Rechtlich ist eine Offerte ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags. Nimmt der Kunde sie rechtzeitig an, ist der Vertrag zustande gekommen – bei Handwerksarbeiten meist ein Werkvertrag. Wie lange Sie an Ihre Offerte gebunden sind, regelt das Obligationenrecht:

• Mit Gültigkeitsfrist (Art. 3 OR): Sie sind bis zum Ablauf der Frist gebunden. Danach dürfen Sie neu offerieren, etwa wenn die Materialpreise gestiegen sind.
• Ohne Frist, schriftlich verschickt (Art. 5 OR): Sie sind so lange gebunden, wie Sie bei normalem Postlauf und angemessener Bedenkzeit mit einer Antwort rechnen dürfen. Wie lange das ist, hängt vom Einzelfall ab – genau deshalb ist eine feste Frist besser.
• Mit Vorbehalt (Art. 7 OR): Schreiben Sie ausdrücklich «freibleibend» oder «unverbindlich», sind Sie nicht an die Offerte gebunden. Der Kunde kann sie dann nicht einfach annehmen; der Vertrag entsteht erst, wenn Sie den Auftrag bestätigen.

In der Praxis bewährt sich eine Gültigkeit von 30 bis 90 Tagen. Kürzer kann sinnvoll sein, wenn Ihre Einkaufspreise stark schwanken. Eine freibleibende Offerte wirkt dagegen weniger verbindlich und kann Kunden verunsichern – setzen Sie sie gezielt ein, zum Beispiel bei sehr groben Schätzungen.

Offerte, Kostenvoranschlag oder Richtofferte?

Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Entscheidend ist am Ende, was Sie mit dem Kunden tatsächlich vereinbaren – nicht der Titel auf dem Papier. Als Faustregel gilt:

• Offerte mit Festpreis oder Pauschale: Der Preis gilt, auch wenn Sie mehr Aufwand haben (Art. 373 OR).
• Offerte mit Einheitspreisen: Die Preise pro m², Stück oder Stunde gelten; das Total ergibt sich aus den tatsächlich ausgeführten Mengen.
• Kostenvoranschlag: eine ungefähre Schätzung. Wird sie ohne Zutun des Kunden unverhältnismässig überschritten, hat er besondere Rechte (Art. 375 OR).
• Richtofferte: ein grober Richtwert, etwa für die Budgetplanung, meist ausdrücklich unverbindlich.

Wie Sie einen Kostenvoranschlag erstellen und was bei einer Überschreitung gilt, erklären wir in einem eigenen Ratgeber.

Wie ist eine Offerte aufgebaut? (Muster)

Eine übersichtliche Offerte folgt immer derselben Reihenfolge. So findet der Kunde alles auf einen Blick:

So sehen die Positionen im Beispiel «Wohnzimmer streichen» aus:

Wer lieber mit Word arbeitet, findet bei unseren Gratis-Vorlagen eine Offerte-Vorlage, die genau so aufgebaut ist.

Wie biete ich Alternativen und Optionen an?

Viele Kunden möchten wählen können. Statt zwei oder drei getrennte Offerten zu schreiben, bieten Sie die Varianten direkt in einer Offerte an:

• Alternative: ersetzt eine Position, zum Beispiel «Parkett Eiche statt Laminat». Der Kunde nimmt entweder die Grundposition oder die Alternative.
• Option: kommt auf Wunsch dazu, zum Beispiel «Sockelleisten ersetzen» oder «Türrahmen lackieren».

Wichtig: Alternativen und Optionen zählen nicht zum Total. Kennzeichnen Sie sie deutlich und schreiben Sie dazu, dass der Kunde sie bei der Annahme auswählen kann. Das wirkt professionell, und erfahrungsgemäss wählen viele Kunden die eine oder andere Option zusätzlich.

Wann soll ich bei einer Offerte nachfassen?

Eine Offerte ohne Antwort ist noch keine Absage. Oft hat der Kunde einfach noch nicht entschieden oder vergleicht. Fragen Sie nach etwa einer bis zwei Wochen freundlich per E-Mail nach, ob noch Fragen offen sind. Spätestens kurz vor Ablauf der Gültigkeit lohnt sich ein zweiter Hinweis: «Unsere Offerte gilt noch bis 30.11.2026 – gerne reservieren wir Ihnen einen Termin.» Notieren Sie sich das Datum fürs Nachfassen gleich beim Versand, sonst geht es im Alltag unter.

Was tun, wenn die Rechnung höher wird als die Offerte?

Das kommt vor – entscheidend ist, warum. Je nach Preisabrede gilt Folgendes:

• Festpreis oder Pauschale: Mehraufwand tragen grundsätzlich Sie (Art. 373 Abs. 1 OR). Nur bei ausserordentlichen, nicht voraussehbaren Umständen kann das Gericht den Preis erhöhen (Abs. 2).
• Einheitspreise: Mehrmengen dürfen Sie zum offerierten Einheitspreis verrechnen. Halten Sie die Mengen nachvollziehbar fest, zum Beispiel mit einem Aufmass.
• Zusatzwünsche des Kunden: Alles, was nicht in der Offerte steht, ist eine Bestellungsänderung. Lassen Sie sie sich vor der Ausführung schriftlich bestätigen – am einfachsten mit einer kurzen Nachtragsofferte.
• Absehbare Überschreitung: Informieren Sie den Kunden, sobald Sie sie erkennen, nicht erst mit der Rechnung.

Wenn die Arbeit fertig ist, wird aus der Offerte die Rechnung. Was dort hineingehört, lesen Sie im Ratgeber Rechnung schreiben.

Häufige Fragen zur Offerte

Stand Oktober 2026. Allgemeine Informationen ohne Gewähr – keine Rechtsberatung. Im Einzelfall eine Fachperson beiziehen.